Casă de marcat pentru restaurant: ce spune legea, pe scurt

Informațiile legale de mai jos au fost verificate în textele oficiale la 9 septembrie 2026. Legislația se schimbă, iar acest ghid nu ține loc de consultanță juridică sau fiscală. Înainte de o decizie importantă, verifică sursa oficială, pe care o găsești linkată la finalul paginii.

Cine are obligația

Textul de bază este Ordonanța de urgență nr. 28/1999, republicată. Articolul 1 alineatul (1) spune că operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit ori de debit sau a substitutelor de numerar, contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul și a prestărilor de servicii efectuate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

Un restaurant, o cafenea, un bar sau o patiserie care încasează direct de la clienți intră în această categorie. Ordonanța prevede și situații de excepție; dacă ai un caz atipic, citește textul integral sau întreabă contabilul, pentru că lista de excepții nu se interpretează după ureche.

Obligația de a emite și de a înmâna bonul

Articolul 1 alineatul (2) prevede obligația de a emite bonuri fiscale cu aparatul de marcat și de a le înmâna clienților. La solicitarea clientului se eliberează și factură.

Există o excepție pe care mulți owneri nu o știu, introdusă prin Legea nr. 136/2019: la încasările realizate prin card de credit sau de debit, utilizatorii nu au obligația să imprime și să înmâneze bonul fiscal clienților. Îl pot imprima la cererea clientului. Tot textul precizează că lipsa bonului tipărit nu afectează drepturile consumatorilor prevăzute de Ordonanța Guvernului nr. 21/1992.

Ce trebuie să conțină bonul fiscal

Articolul 4 alineatul (1) enumeră conținutul minim. Bonul trebuie să cuprindă cel puțin:

• •denumirea și codul de identificare fiscală ale operatorului economic emitent
• •adresa de la locul de instalare a aparatului de marcat electronic fiscal
• •logotipul și seria fiscală ale aparatului
• •numărul de ordine
• •data și ora emiterii
• •denumirea fiecărui bun livrat sau serviciu prestat
• •prețul sau tariful unitar
• •cantitatea
• •valoarea pe fiecare operațiune, inclusiv TVA, cu indicarea cotei de taxă
• •valoarea totală a bonului, inclusiv TVA
• •valoarea totală a TVA pe cote de taxă, cu indicarea nivelului de cotă
• •valoarea totală a operațiunilor scutite de TVA, precum și valoarea altor taxe care nu se cuprind în baza de impozitare a TVA, dacă este cazul

Pentru aparatele definite la articolul 3 alineatul (2), textul cere în plus unitatea de măsură, codul de identificare fiscală al beneficiarului la cererea acestuia și numărul de identificare al bonului. Acest alineat a fost modificat prin OUG nr. 69/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.

Bacșișul

Ordonanța tratează bacșișul explicit. Se evidențiază pe bonul fiscal, fiind introdus în baza de date a aparatului de marcat sub formă de articol cu denumirea „bacșiș”. Dacă la solicitarea clientului se eliberează și factură, bacșișul se evidențiază distinct și pe aceasta. Pentru tratamentul contabil, textul face trimitere la regimul cheltuielilor de protocol și la limitele de deductibilitate din Codul fiscal, deci este o discuție de purtat cu contabilul, nu de rezolvat dintr-un ghid.

Cât costă și ce intră în preț

Nu publicăm prețuri de aparate, pentru că se schimbă de la un distribuitor la altul și de la o lună la alta, iar o cifră veche într-un ghid induce în eroare. Ce putem spune este ce intră în cost, fiindcă oferta pe care o primești nu conține doar aparatul.

• •Aparatul, care trebuie să fie un model avizat, cu jurnal electronic.
• •Fiscalizarea, operațiunea prin care aparatul este pus în legalitate pe firma ta. Se face o singură dată, de un tehnician autorizat.
• •Contractul de service, recurent, fără de care nu ai cine interveni când aparatul se oprește într-o seară aglomerată.
• •Programarea articolelor, adică introducerea preparatelor și a prețurilor. Cu cât meniul are mai multe poziții, cu atât contează cine o face și cât durează o modificare ulterioară.

Întrebarea care schimbă cel mai mult costul pe termen lung este ultima: cine modifică un preț și în cât timp. Un aparat pe care numai tehnicianul poate programa articole înseamnă o deplasare plătită de fiecare dată când schimbi ceva în meniu.

Fiscalizarea: ce este și când se face

Un aparat cumpărat nu este încă un aparat legal. Între cumpărare și prima vânzare stă fiscalizarea: operațiunea prin care aparatul este pus în legătură cu firma ta și cu administrația fiscală, astfel încât bonurile pe care le emite să fie bonuri fiscale, nu bucăți de hârtie.

Se face o singură dată, de un tehnician al unei unități acreditate, nu de tine și nu de vânzător prin telefon. Din acel moment memoria fiscală a aparatului este legată de datele firmei, iar schimbarea lor ulterioară, de exemplu mutarea la alt punct de lucru, este tot o intervenție tehnică, nu o setare din meniu.

Trei lucruri se cer înainte de prima zi de vânzare: aparatul să fie un model avizat, fiscalizarea să fie făcută, și aparatul să fie înregistrat la organul fiscal. Termenele și formularele exacte se verifică la ANAF, pentru că țin de proceduri care se actualizează.

Întrebarea practică pe care merită să o pui distribuitorului este cine face fiscalizarea și în cât timp de la livrare. Un aparat livrat repede și fiscalizat în două săptămâni nu îți folosește la o deschidere programată.

Casa de marcat cu POS, și ce înseamnă cuvântul

Expresia casă de marcat cu POS circulă cu două înțelesuri și merită despărțite, pentru că prețul și obligațiile diferă.

Primul înțeles este aparatul fiscal conectat la un terminal de plată cu cardul, astfel încât suma se transmite automat și casierul nu o mai tastează a doua oară. Al doilea este un sistem POS de vânzare, adică software-ul pe care ospătarul ia comanda, legat la imprimanta fiscală. În a doua variantă, aparatul de marcat rămâne obligatoriu și rămâne cel care emite bonul; software-ul îi spune doar ce să tipărească.

Când merită al doilea și ce întrebi la demonstrație am scris separat, în ghidul despre POS pentru restaurant.

Unde apare, în practică, problema cu prețul din meniu

Bonul fiscal trebuie să conțină denumirea fiecărui preparat și prețul unitar. Prețul de pe bon este prețul real încasat. Clientul, în schimb, a decis pe baza prețului din meniu.

Cu un meniu tipărit, cele două se despart de fiecare dată când schimbi un preț: îl actualizezi în casa de marcat în cinci minute, dar meniul de pe masă rămâne cu prețul vechi până la următoarea retipărire, care poate veni peste săptămâni. În intervalul acela, fie încasezi mai puțin decât ai stabilit, fie clientul plătește mai mult decât scria pe masă, iar a doua variantă ajunge în reclamații.

Un meniu digital elimină intervalul. Modifici prețul o dată, iar toate mesele văd instantaneu aceeași cifră pe care o va tipări casa de marcat.

Întrebări frecvente