Operațiuni
POS pentru restaurant: de ce ai nevoie și de ce nu
Trei lucruri diferite se numesc POS, iar unul dintre ele este obligatoriu prin lege și nu are legătură cu celelalte două. Începem cu asta, pentru că de aici pornesc cele mai scumpe neînțelegeri.
Trei lucruri, același cuvânt
Casa de marcat
Emite bonul fiscal și raportează la ANAF. Este o obligație legală, nu o opțiune, și nu ține evidența stocului, nu împarte nota și nu spune bucătăriei ce să pregătească.
POS de plată cu cardul
Terminalul de la bancă, prin care încasezi cu cardul. Se numește tot POS și de aici vine jumătate din confuzia din discuțiile cu furnizorii.
Sistem POS de restaurant
Software-ul care preia comanda la masă, o trimite la bucătărie și la bar, ține deschisă nota mesei, împarte plata, scade din stoc și scoate rapoarte pe produs, pe chelner și pe oră.
Obligația legală este doar prima. Ce prevede exact, cine trebuie să o respecte și ce conține bonul, am scris în ghidul despre casa de marcat și bonul fiscal.
Când începe să merite
Nu de la un număr de mese, ci de la un prag operațional. Semnele care apar înaintea deciziei sunt destul de constante:
- Comenzile se pierd sau ajung greșit între sală și bucătărie.
- Notele împărțite între mai mulți oaspeți consumă mai mult timp decât servirea.
- Inventarul nu se potrivește și nimeni nu poate spune de ce.
- Nu știi care sunt primele zece preparate ca vânzare și care sunt ultimele zece.
- Ai mai mult de un punct de preparare, deci comanda trebuie să ajungă în două locuri.
Dacă niciunul dintre ele nu descrie localul tău, un sistem POS adaugă un cost lunar și o instruire fără să rezolve o problemă existentă. Se poate lua mai târziu, când apare.
Șase întrebări la demo
O demonstrație de POS arată aproape întotdeauna bine, pentru că este condusă de cineva care știe unde să apese. Întrebările care despart sistemele între ele sunt astea:
- Ce se întâmplă când pică internetul? Continuă comenzile local și se sincronizează după, sau se oprește serviciul?
- Cum se conectează la casa de marcat pe care o am deja, și dacă nu se conectează, ce înseamnă asta pentru fluxul de la masă la bon.
- Cine face instalarea, cât durează instruirea și cine răspunde vineri seara la ora 21.
- Datele sunt ale mele? Pot exporta produsele, vânzările și clienții dacă schimb furnizorul?
- Cum se modifică un preț și în câte locuri trebuie modificat ca să fie peste tot la fel.
- Ce costă în plus: licența pe terminal, modulele, actualizările, service-ul, hardware-ul.
Nu recomandăm furnizori și nu publicăm prețuri. Nu vindem sisteme POS, nu le-am operat pe toate și o comparație scrisă acum ar fi depășită în câteva luni. Cifrele pe care le ceri de la fiecare ofertant ca să fie comparabile sunt aceleași: licența pe terminal, modulele incluse și cele opționale, hardware-ul, instalarea, instruirea, actualizările și service-ul, plus condițiile de export al datelor la încetarea contractului.
Problema listelor de prețuri paralele
Fiecare sistem care conține prețuri este o listă pe care cineva trebuie să o actualizeze când crește costul cărnii: casa de marcat, POS-ul, meniul tipărit, meniul digital, platformele de livrare. Fiecare listă în plus este o ocazie în plus ca oaspetele să vadă un preț și pe bon altul.
Este exact situația pe care o verifică un control de la protecția consumatorilor și, mai des decât atât, motivul unei discuții neplăcute la masă. Meniul tipărit este veriga cea mai lentă din lanț, pentru că o corecție înseamnă o retipărire.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre casa de marcat și POS?
Casa de marcat emite bonul fiscal și raportează la ANAF; este o obligație legală. Sistemul POS de restaurant este software de operare: preia comanda, o trimite la bucătărie, ține nota mesei, scade stocul și dă rapoarte. Sunt lucruri diferite, iar POS-ul nu înlocuiește casa de marcat.
Am nevoie de POS dacă am deja casă de marcat?
Nu obligatoriu. Casa de marcat acoperă partea legală. POS-ul rezolvă altă problemă: comenzile care se pierd între sală și bucătărie, notele împărțite greșit, stocul care nu se potrivește la inventar și lipsa datelor despre ce se vinde. Dacă nu ai problemele astea, nu ai nevoie de el încă.
De la ce dimensiune merită un POS?
Nu de la un număr de mese, ci de la un moment: când comenzile nu mai încap într-un cap de om. Practic, când ai mai mult de un punct de preparare, mai mulți oameni în sală pe aceeași tură, sau când începi să pierzi comenzi și să te cerți cu inventarul. Un local cu patru mese și un om nu câștigă nimic dintr-un sistem de comenzi.
Ce recomandați?
Nu recomandăm produse și nu publicăm comparații de furnizori. Nu vindem POS, nu am operat toate sistemele de pe piață, iar o listă scrisă azi ar fi depășită în câteva luni. Ce îți putem da este lista de întrebări la care un furnizor serios răspunde fără să ezite, mai jos în pagină.
Ce se întâmplă cu prețurile dacă am și meniu digital?
Aici este singura capcană tehnică pe care merită să o știi din start: fiecare loc în care există un preț este un loc în care poate rămâne unul vechi. Casa de marcat, POS-ul, meniul tipărit, meniul digital și platformele de livrare. Cu cât ai mai puține liste de prețuri de întreținut manual, cu atât mai mică e șansa ca oaspetele să vadă altceva decât scrie pe bon.
Ce fac dacă pică internetul?
Este prima întrebare de pus la demo, nu ultima. Unele sisteme continuă să funcționeze local și se sincronizează când revine conexiunea, altele se opresc. Diferența se vede o singură dată, într-o seară plină, și atunci contează enorm.
Meniul este lista de prețuri pe care o vede oaspetele
Într-un meniu digital o modifici o dată și apare pe toate mesele instant, deci rămâne una mai puțin de sincronizat manual.