Operațiuni

Nota de recepție și fișa de magazie, pe înțelesul bucătăriei

Trei documente stau între furnizor și costul porției. Când unul lipsește, stocul nu mai are sens și food costul devine o cifră pe care nu o poți explica.

Informațiile legale de mai jos au fost verificate în textele oficiale la 11 septembrie 2026. Legislația se schimbă, iar acest ghid nu ține loc de consultanță juridică sau fiscală. Înainte de o decizie importantă, verifică sursa oficială, pe care o găsești linkată la finalul paginii.

Cele trei documente

Denumirile și codurile de mai jos sunt cele din nomenclatorul documentelor financiar-contabile aprobat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015.

Nota de recepție și constatare de diferențe

cod 14-3-1A

Consemnează ce a intrat efectiv în local, cantitate și preț, și diferențele față de documentul furnizorului. Este singurul loc unde o livrare incompletă rămâne scrisă.

Fișa de magazie

cod 14-3-8

Ține evidența pe fiecare produs: cât a intrat, cât a ieșit, cât ar trebui să mai fie. Este referința față de care se compară inventarul faptic.

Bonul de consum

cod 14-3-4A

Consemnează ieșirea din depozit către bucătărie. Fără el, marfa dispare din stoc fără explicație și pierderea nu se poate localiza.

Recepția este momentul în care se pierd banii

Într-un local aglomerat, marfa ajunge de obicei dimineața, când bucătăria pregătește serviciul de prânz. Cineva semnează avizul fără să cântărească, pentru că are altceva de făcut, iar lada de legume intră în stoc cu cantitatea scrisă pe hârtie, nu cu cea reală.

Diferența nu se mai recuperează niciodată. Furnizorul a facturat ce a scris, tu ai plătit ce ai semnat, iar lipsa apare abia la inventar, luni mai târziu, sub forma unei pierderi fără cauză identificabilă. Nota de recepție există exact pentru fereastra aceea de câteva minute: este documentul în care diferența se consemnează atunci, cât mai poate fi reclamată.

Trei lucruri se verifică la recepție și niciunul nu cere echipament special: cantitatea, cu cântarul, nu din ochi; prețul unitar, comparat cu ce ai negociat, pentru că majorările tăcute apar aici; și starea mărfii, inclusiv temperatura la livrările refrigerate, care este oricum un punct din planul HACCP.

Fișa de magazie și ce îți spune diferența

Fișa ține un singur produs și o singură aritmetică: stoc inițial, plus intrări, minus ieșiri, egal stoc scriptic. Valoarea ei nu stă în cifra finală, ci în compararea cu numărătoarea reală.

Când scripticul și fapticul nu coincid, diferența are de obicei una din patru cauze: recepție necântărită, ieșiri neînregistrate, porții mai mari decât cele din rețetar, sau deteriorare și aruncare fără consemnare. Fiecare se corectează altfel, dar niciuna nu se poate identifica fără fișă, pentru că fără ea nu ai cu ce compara.

Nu publicăm un prag de pierdere acceptabilă. Procentele care circulă vin din alte piețe și din alte structuri de meniu, iar un local cu preparate din pește proaspăt nu se compară cu unul de pizza. Referința utilă ești tu însuți, de la o lună la alta: o diferență care crește constant spune ceva chiar dacă valoarea absolută pare mică.

Legătura cu food costul

Food costul se calculează din costul ingredientelor consumate. Dacă ieșirile către bucătărie nu sunt înregistrate, consumul se deduce din diferența de stoc, iar orice pierdere neconsemnată intră direct în costul preparatelor. Rezultatul este un food cost care urcă fără ca nimeni să fi schimbat nici rețeta, nici prețul de achiziție.

De aceea bonul de consum este documentul pe care localurile mici îl sar primul și pe care ar trebui să îl sară ultimul. Costul pe porție se calculează în calculatorul de food cost, iar ritmul în care se urmăresc toate astea este în ghidul de gestiune.

Formatul: poți să îl adaptezi

Ordinul prevede la articolul 4 alineatul (2) că fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile. În practică, asta înseamnă că poți adăuga coloane utile ție, de exemplu temperatura la livrare sau lotul, fără să ieși din reguli.

Nota de recepție și fișa de magazie apar amândouă în anexa ordinului care listează documentele păstrate timp de 5 ani. Ce anume se aplică situației tale, inclusiv modul de păstrare, se confirmă cu contabilul, nu dintr-un ghid.

Întrebări frecvente

La ce servește nota de recepție?

Consemnează intrarea efectivă a mărfii în gestiune și diferențele față de ce scrie în documentul furnizorului. Denumirea completă din nomenclatorul documentelor financiar-contabile este chiar aceasta: notă de recepție și constatare de diferențe, cod 14-3-1A. Partea a doua a numelui este scopul ei principal, nu un detaliu.

Este obligatorie dacă am factură de la furnizor?

Factura și nota de recepție documentează lucruri diferite. Factura spune ce ți-a facturat furnizorul, nota spune ce ai primit efectiv și în ce stare. Când cele două coincid, nota pare o formalitate; când nu coincid, este singurul document pe baza căruia ceri corecția. Regimul aplicabil situației tale îl confirmi cu contabilul.

Pot să îmi fac propriul format?

Ordinul ministrului finanțelor nr. 2634/2015 prevede la articolul 4 alineatul (2) că fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile. Adaptarea privește forma, nu conținutul minim și nu obligațiile de întocmire.

Cât timp se păstrează?

Nota de recepție și fișa de magazie apar amândouă în anexa ordinului care listează documentele financiar-contabile păstrate timp de 5 ani. Termenul curge potrivit regulilor din ordin, iar pentru situația ta exactă întrebi contabilul.

Fișa de magazie nu este același lucru cu inventarul?

Nu. Fișa spune cât ar trebui să fie, pe baza intrărilor și ieșirilor înregistrate. Inventarul spune cât este în realitate, prin numărare. Diferența dintre ele este exact informația pentru care merită ținute: pierderi, consum neînregistrat sau erori de operare.

Merită ținute pe hârtie sau în program?

Pe hârtie funcționează la un local mic cu puțini furnizori, dar se rupe repede: cu douăzeci de produse și trei livrări pe săptămână nimeni nu mai face scăderile manual. Un program de gestiune generează documentele din aceleași intrări și calculează stocul automat. Ce contează nu este suportul, ci dacă cineva chiar înregistrează ieșirile.

Gramajul din rețetar trebuie să fie același cu cel din meniu

Când porția se schimbă în bucătărie și meniul rămâne cu gramajul vechi, clientul vede altceva decât primește. Într-un meniu digital corectezi cifra o dată și apare peste tot.

Vezi un meniu digitalCalculator food cost

Surse oficiale

Fiecare afirmație legală din pagină se regăsește în unul dintre textele de mai jos. Data de după fiecare sursă este ziua în care textul a fost citit ultima dată.