Planificare
Plan de afaceri pentru cafenea: cum îl construiești
Structura are opt secțiuni și aritmetica are patru linii. Partea grea nu este formatul, ci ipotezele pe care le scrii și pe care poți să le verifici peste trei luni.
La ce folosește, de fapt
Dacă îl scrii doar pentru bancă sau pentru un program de finanțare, va arăta bine și nu îți va folosi la nimic. Un plan util este locul în care îți scrii ipotezele suficient de explicit încât, peste trei luni, să poți spune care s-a adeverit și care nu. Asta este toată valoarea lui.
Cele opt secțiuni
1. Rezumatul
Se scrie ultimul și se citește primul. O pagină: ce local, unde, pentru cine, cu ce bani, în cât timp se acoperă investiția în ipoteza ta. Dacă nu încape într-o pagină, nu ai terminat de gândit restul.
2. Conceptul și oferta
Ce vinzi, în ce interval, cui. Lista scurtă de produse, nu meniul complet. Aici se vede dacă ai un local sau doar o dorință: „cafea de specialitate pentru navetiștii care trec pe strada X între 7 și 10” este un concept, „o cafenea primitoare” nu este.
3. Locația
Adresa, suprafața, chiria, durata contractului și ce ai verificat înainte: destinația spațiului, situația de securitate la incendiu, apa și curentul, traficul pietonal la orele tale de vârf. Scrie și ce nu se poate face în spațiul respectiv.
4. Piața și concurența
Localurile din raza de mers pe jos, ce vând, la ce preț, la ce ore sunt pline. Se face cu piciorul, nu cu un raport cumpărat. Trei vizite la ore diferite îți spun mai mult decât zece studii generale.
5. Operațiunile
Program, ture, câți oameni pe tură, cine face aprovizionarea, cine ține evidența, ce se întâmplă când se strică espressorul. Aici intră și partea legală: forma juridică, autorizările, calificarea personalului.
6. Investiția inițială
Listă pe categorii, cu sume din oferte reale: garanții și chirie în avans, proiectare și avize, amenajare, echipament de bar, mobilier, casă de marcat și sistem de vânzare, stoc inițial, comunicare pentru deschidere. Plus o linie separată de rezervă.
7. Proiecția financiară
Venituri, costuri variabile, costuri fixe, rezultat, lună de lună, pe cel puțin douăsprezece luni. Fiecare cifră trebuie să pornească dintr-o ipoteză scrisă undeva în plan, altfel este decor.
8. Riscurile și ce faci dacă
Ce se întâmplă dacă vânzarea este cu 30% sub ipoteză trei luni la rând. Dacă răspunsul este „nu se poate întâmpla”, planul nu este terminat.
Aritmetica, în patru linii
Orice proiecție financiară pentru un local mic se reduce la patru operații. Restul este detaliu.
Venit lunar = băuturi pe zi × bon mediu × zile lucrate
Cost variabil lunar = băuturi pe zi × cost variabil pe băutură × zile lucrate
Marja de contribuție lunară = venit lunar minus cost variabil lunar
Rezultat lunar = marja de contribuție lunară minus costuri fixe lunare
Pragul de rentabilitate, adică numărul de băuturi pe lună la care ieși pe zero, este costurile fixe împărțite la marja de contribuție pe o băutură, unde marja pe băutură este bonul mediu minus costul variabil pe băutură.
Un exemplu de calcul
Cifrele de mai jos sunt inventate ca să ilustreze calculul. Nu sunt medii de piață, nu sunt recomandări și nu provin dintr-un studiu. Folosește-le ca să înțelegi mecanica, apoi înlocuiește-le pe toate cu ale tale.
| Ipoteză | Valoare | De unde o iei |
|---|---|---|
| Băuturi vândute pe zi | 180 | ipoteză proprie, din numărătoare la fața locului |
| Bon mediu | 14 lei | ipoteză proprie, din meniul tău |
| Zile lucrate pe lună | 30 | programul tău |
| Cost variabil per băutură | 3,50 lei | din calculul tău de food cost, cu ambalaj inclus |
| Costuri fixe lunare | 32.000 lei | chirie, salarii, utilități, contabilitate, abonamente |
Venit lunar: 180 × 14 × 30 = 75.600 lei
Cost variabil lunar: 180 × 3,50 × 30 = 18.900 lei
Marja de contribuție lunară: 75.600 minus 18.900 = 56.700 lei
Rezultat lunar: 56.700 minus 32.000 = 24.700 lei
Marja pe băutură: 14 minus 3,50 = 10,50 lei. Prag de rentabilitate: 32.000 împărțit la 10,50 = aproximativ 3.048 băuturi pe lună, adică în jur de 102 pe zi la 30 de zile lucrate.
Utilitatea exercițiului nu este rezultatul, ci ultima linie: îți spune sub ce volum zilnic intri pe pierdere. Dacă numărul acela ți se pare imposibil pentru strada ta, ai aflat-o înainte să semnezi, nu în luna a patra.
Trei greșeli care se repetă
- Ambalajul lăsat în afara costului variabil. La take-away, paharul și capacul sunt cost pe fiecare băutură, nu cheltuială generală.
- Salariile puse ca fixe, dar dimensionate pentru vârf. Dacă planifici doi oameni în tură pentru a face față dimineții, îi plătești toată ziua. Asta se vede în costurile fixe, nu în cele variabile.
- Lipsa lunii zero. Între plata garanției și prima încasare trec săptămâni. Cash-flow-ul negativ din perioada aceea este partea care închide localuri altfel viabile.
De unde iei costul variabil
Din rețete, nu din estimări. Grame de cafea, mililitri de lapte, sirop, pahar, capac. Am făcut un calculator de food cost care face aritmetica pe ingredientele tale și îți dă costul pe porție și procentul de food cost, fără să presupună nimic în locul tău.
Partea de spațiu, echipament și autorizări este în ghidul despre cum deschizi o cafenea.
Întrebări frecvente
De ce nu găsesc aici cifre medii pentru piața din România?
Pentru că nu există o sursă oficială pe care să le putem verifica, iar cifrele care circulă vin din piețe și ani diferiți. O medie inventată te face să iei o decizie greșită cu încredere. Structura și aritmetica sunt aceleași pentru toată lumea; numerele trebuie să fie ale tale.
Ce este pragul de rentabilitate și cum îl calculez?
Este numărul de vânzări la care încasările acoperă exact costurile. Se calculează în doi pași: marja de contribuție pe o băutură este prețul minus costul variabil al acelei băuturi; pragul lunar este costurile fixe împărțite la marja de contribuție. Rezultatul este câte băuturi trebuie să vinzi într-o lună ca să ieși pe zero.
Care este diferența dintre cost variabil și cost fix?
Costul variabil crește cu fiecare produs vândut: cafeaua, laptele, siropul, paharul, capacul. Costul fix rămâne același dacă vinzi 100 sau 300 de băuturi: chiria, salariile de bază, contabilitatea, abonamentele. Confuzia dintre ele este cea mai frecventă eroare într-o proiecție financiară făcută în grabă.
Cât de departe proiectez?
Douăsprezece luni lună de lună sunt suficiente pentru un local mic, cu o privire mai grosieră pe anii doi și trei. Ce contează nu este orizontul, ci că fiecare cifră se leagă de o ipoteză scrisă, pe care o poți compara cu realitatea peste trei luni.
Trebuie să includ partea legală în plan?
Da, pe scurt: forma juridică, codurile CAEN, autorizările de care ai nevoie pentru spațiul concret și calificarea cerută personalului. Un plan care ignoră faptul că spațiul ales nu poate fi autorizat este un plan care arată bine până în ziua semnăturii.
Meniul intră în plan ca linie de cost, nu ca decor
Fiecare schimbare de preț la furnizor înseamnă un meniu de refăcut. Digital, este o modificare, nu o retipărire.